California Youth Behavioral Health Initiative (CYBHI)

Children Youth Behavioral Health Initiative (CYBHI)

In the Budget Act of 2021, the State of California collaborated with private insurance companies and launched the California Youth Behavioral Initiative (CYBHI). This program focuses on enhancing the physical and behavioral well-being of all students by increasing intervention and prevention services at school, where students spend a majority of their time.  

As a result of the CYBHI initiative, school districts can now bill the State of California for physical and behavioral health services provided in the schools. This presents a significant opportunity for Exeter Unified School District as we navigate the loss of COVID funding. By billing the State for services like nursing and behavioral health, we can continue to improve upon the vital services we provide our students.

What does this mean?

EUSD celebrates a strong behavioral health team, including two registered nurses, a licensed vocational nurse at each school site, six psychologists, a marriage and family therapist, a full-time drug and alcohol therapeutic contract, six counselors, and a licensed clinical social worker available three days a week. We recognize the challenges that COVID presented, and continues to present, for our students and families, and we are committed to ensuring our students receive the support they need to feel connected and engaged with school. With the support of CYBHI, we will maintain our current services and enhance our referral system, making it easier for students, staff, and parents to access help promptly.

To initiate the process, the District requires an insurance consent form from the insured parent/guardian. By submitting this form, you are providing consent for the school district to bill the State of California for any physical or behavioral health services your child receives while at school.  YOUR INSURANCE COMPANY WILL NOT BE BILLED and is not notified of services provided. You will not receive a statement of benefits and there is no copay or deductible. As Exeter has been selected to join CYBHI Cohort 3, we are working hard to prepare our billing system in order to start billing in January 2025.  

Please complete the attached form and return it to your student’s school site or email it to [email protected] before December 1, 2024. If you have any questions, feel free to call Carol Swanson, Director of Student Services, at 592-9421 x 5036. For more information, you can also visit the CYBHI website at https://cybhi.chhs.ca.gov/.

Thank you!

Carol Swanson

Frequently Asked Questions

1. Is my child the “Insured” in the insurance consent form or is the parent/guardian the insured?  The “insured” is the person who owns or carries the policy. It is the parent/guardian, not the student.
2. If it doesn’t impact my insurance why do you need my information?  In order to access the State funding, the student must have insurance. The insurance company is not notified or billed.
3. Why do I need to sign the consent form? This form enables us to bill the State for services provided to your student. Services that may be billed include physical health (from the school nurse), counseling (from the school counselor), support from the school psychologist, and any additional behavioral health services your child may receive through the district, such as drug and alcohol therapy. The form will be kept on file in case services are rendered. If no services are provided, the State will not be billed.
4. How is my child’s information shared with the State?  Your student’s information is protected under HIPAA and FERPA guidelines. The State has a third party administrator (TPA), Carelon, and funds are managed by Carelon. The District has a Data Use Agreement with Carelon to receive our billing and process the proceeds. The State provides the revenue and oversight for documentation and rules.  The student specific information is between the District and Carelon. It is not shared with the State or with insurance companies.  
5. What if I don’t have any insurance?  Not having insurance will not affect the services your student receives. Billing for services provides an additional financial benefit to the school district, but it is not a requirement, and it will not impact the support available to your student.
6. What if my policy does not include the physical or behavioral health services provided?  In order to bill the State the student must have an insurance plan.  What is included in your plan is not relevant.  The State will be billed, not your plan.
7. How will you bill for my student?   Parents will sign a consent form, including their insurance information, that will allow the District to submit billing through our Educational Health Record (EHR) contractor.  Providers will use the EHR to document services.  The billing goes directly to the State, not to the insurance company. 
8. Will I see the services on my monthly statement from my insurance company? No. The State is reimbursing for the services, not your policy. As a result, you will not see the services on your statement and your insurance company will not be notified.  
9. I have a copay.  Will I be billed?  You will not be billed for any services provided, including a copay or deductible.
10. Is my student’s information kept confidential? Absolutely. The District has partnered with Tad Health, a company that offers Educational Health Record and billing support for school districts. Tad Health provides a confidential database that complies with HIPAA and FERPA regulations, ensuring that only the specific service provider can access information related to their students. All information is kept confidential.
11. Does this reduce my insurance benefits? This does not have any impact at all on your insurance benefits. 
12. Is my private policy kept private- does the District know what my plan includes? Your plan is private and the District does not have access to your insurance information. The District will only know that you have a policy and the policy number.  The information is provided to Tad Health through the EHR.  
13. What happens if my student receives private services?  There is no impact to your private services and no reduction in your insurance coverage. 

Iniciativa de salud conductual para niños y jóvenes (CYBHI) 

En la Ley de Presupuesto de 2021, el Estado de California colaboró ​​con compañías de seguros privadas y lanzó la Iniciativa de Comportamiento Juvenil de California (CYBHI). Este programa se enfoca en mejorar el bienestar físico y conductual de todos los estudiantes mediante el aumento de los servicios de intervención y prevención en la escuela, donde los estudiantes pasan la mayor parte de su tiempo.

Como resultado de la iniciativa CYBHI, los distritos escolares ahora pueden facturar al Estado de California por los servicios de salud física y conductual brindados en las escuelas. Esto presenta una oportunidad importante para el Distrito Escolar Unificado de Exeter mientras afrontamos la pérdida de fondos de COVID. Al facturar al Estado por servicios como enfermería y salud conductual, podemos continuar mejorando los servicios vitales que brindamos a nuestros estudiantes.

¿Qué significa esto? 

Exeter cuenta con un sólido equipo de salud conductual, que incluye dos enfermeras registradas,  una enfermera vocacional con licencia en cada escuela, seis psicólogos, un terapeuta matrimonial y  familiar, un contrato terapéutico de drogas y alcohol a tiempo completo, seis consejeros y un  trabajador social clínico con licencia disponible tres días a la semana. Reconocemos los desafíos  que presentó y continúa presentando la COVID para nuestros estudiantes y familias, y estamos  comprometidos a garantizar que nuestros estudiantes reciban el apoyo que necesitan para sentirse  conectados y comprometidos con la escuela. Con el apoyo de CYBHI, mantendremos nuestros  servicios actuales y mejoraremos nuestro sistema de derivaciones, lo que facilitará que los  estudiantes, el personal y los padres accedan a la ayuda de inmediato. 

Para iniciar el proceso, el Distrito requiere un formulario de consentimiento del seguro por parte del padre/tutor asegurado. Al enviar este formulario, usted otorga su consentimiento para que el distrito escolar facture al estado de California por cualquier servicio de salud física o conductual que reciba su hijo mientras está en la escuela.  SU COMPAÑÍA DE SEGUROS NO SERÁ FACTURADA y no será notificada de los servicios prestados. No recibirá una declaración de beneficios y no hay copago ni deducible. Como Exeter ha sido seleccionada para unirse a CYBHI Cohort 3, estamos trabajando arduamente para preparar nuestro sistema de facturación para comenzar a facturar en enero de 2025.

Por favor complete el formulario adjunto y devuélvalo a la escuela de su estudiante o envíelo por  correo electrónico a [email protected] antes del 15 de noviembre de 2024. Si tiene alguna  pregunta, no dude en llamar a Carol Swanson, directora de servicios para estudiantes, al 592-9421 x  5036. Para obtener más información, también puede visitar el sitio web de CYBHI en  https://cybhi.chhs.ca.gov/. 

¡Muchas gracias! 

Carol Swanson

Preguntas frecuentes 

1. ¿Por qué necesito firmar el formulario de consentimiento? Este formulario nos permite facturar los  servicios prestados a su estudiante. Los servicios que se pueden facturar incluyen salud física (por parte  de la enfermera de la escuela), asesoramiento (por parte del consejero escolar), apoyo del psicólogo  escolar y cualquier servicio de salud mental adicional que su hijo pueda recibir a través del distrito, como  terapia de drogas y alcohol. El formulario se mantendrá en archivo en caso de que se presten servicios.  Si no se proporcionan servicios, no se facturarán cargos. 
2. ¿Qué pasa si no tengo seguro? No tener seguro no afectará los servicios que recibe su estudiante. La  facturación de los servicios proporciona un beneficio financiero adicional al distrito escolar, pero no es un  requisito y no afectará el apoyo disponible para su estudiante. 
3.  ¿Qué pasa si mi póliza no incluye los servicios de salud física o conductual proporcionados? Si su plan de  seguro privado no incluye servicios de salud conductual, eso está perfectamente bien. Los servicios se  seguirán brindando sin costo para usted y las compañías de seguros reembolsarán los servicios  prestados. 
4.  ¿Sabré si están brindando servicios a mi estudiante? Sin violar las leyes de confidencialidad, el personal  de Exeter le notificará si están brindando servicios a su estudiante. 
5. ¿Cómo facturarán a mi estudiante? Los padres firmarán un formulario de consentimiento, que incluye la  información de su seguro, que permitirá al Distrito enviar la facturación a través de nuestro contratista de  Registro de salud educativo (EHR). Los proveedores utilizarán el EHR para documentar los servicios. 
6. ¿Veré los servicios en mi estado de cuenta mensual de mi compañía de seguros? No. Dado que los  servicios no se deducen de su póliza y usted no tiene ninguna responsabilidad fiscal (sin copago ni  deducible), los servicios no se incluirán en su estado de cuenta mensual. 
7. ¿Se mantiene confidencial la información de mi estudiante? Por supuesto. El Distrito se ha asociado con  Tad Health, una empresa que ofrece asistencia con el Registro de salud educativo y la facturación para  los distritos escolares. Tad Health proporciona una base de datos confidencial que cumple con las  regulaciones HIPAA y FERPA, lo que garantiza que solo el proveedor de servicios específico pueda  acceder a la información relacionada con sus estudiantes. Toda la información se mantiene confidencial. 
8. ¿Esto reduce mis beneficios de seguro? Esto no tiene ningún impacto en sus beneficios de seguro. Por  ejemplo, si tiene 10 sesiones de salud mental, seguirá teniendo la misma cantidad de sesiones,  independientemente de la cantidad de sesiones que se le brinden a su estudiante en la escuela. 
9. ¿Mi póliza privada se mantiene privada? ¿Sabe el Distrito qué incluye mi plan? No. El Distrito solo sabrá  que tiene una póliza y el número de póliza. La información se proporciona a Tad Health a través del EHR.  El Distrito no tiene derecho a la información personal incluida en su plan. 
10. Tengo un copago. ¿Me cobrarán algo? No se le cobrará por ningún servicio prestado, incluido un copago  o deducible.
11. ¿Qué pasa si mi estudiante recibe servicios privados?  No hay ningún impacto en sus servicios privados ni reducción en su cobertura de seguro.
12. ¿Es mi hijo el “Asegurado” en el formulario de consentimiento del seguro o es el padre/tutor el asegurado?  El “asegurado” es la persona propietaria o titular de la póliza. Es el padre/tutor, no el estudiante.
13. Si no afecta mi seguro, ¿por qué necesitan mi información?  Para poder facturar al Estado el estudiante debe tener un seguro. El Estado y las compañías de seguros han dedicado 4.700 millones de dólares a CYBHI.